Q1：無自然人憑證
A：若自然人憑證卡毀損、過期、尚未到戶政辦理或忘記攜帶時，可以先把公文送出去，之後到待補簽公文資料夾去補簽公文。
Q2：展期單
一、如何申請展期？
A：請至「承辦未結公文」匣申請。
二、為何不能展期？
A：
- 已決行公文即公文流程結束，須續辦才能重啟陳核流程。
- 逾期公文無法使用展期單，請在逾期前辦理展延。
三、展期單啟用後不見了？
A：「承辦未結公文」匣啟用後，請至「待處理公文」匣搜尋。
Q3：公文傳遞清單
一、找不到公文傳遞清單按鈕？
A：請至「已送未簽收公文」匣處理。
二、公文傳遞清單忘記印怎麼補救？
A：一級核稿秘書可補印。
Q4：如何區分「申請重分」及「申請改分」？
A：「申請重分」是回上一關。「申請改分」需填寫改分申請單敘明理由或改分單位後，經單位主管核准，送回文書組辦理改分。
Q5：內容修改
一、為何不能修改文字？
A：
- 應於「待處理公文」匣「簽收後」方能修正。
- 已決行公文即流程結束，須續辦才能重啟陳核流程。
二、為何會辦意見文字無法修改？
A：「承辦未結公文」匣啟用後，請至「待處理公文」匣搜尋。
Q6：流程設定常見問題
一、會辦單位可修改流程嗎？
A：會辦單位不能修改流程，只能新增會辦單位。
二、為何不能退原承辦人？
A：
- 核章後無法退回原承辦人，核章刪除後即可。
- 分會狀態，須完成所有會辦單位或所有會辦單位退原承辦人員，才能回到原承辦人「待處理公文」匣。
三、如何會辦同單位其他承辦人員？
A：於會辦單位欄位設定。
四、為何無法核稿？
A：校長室-秘書才能校稿，秘書室-秘書不能，請設定流程。
五、分層決行(本校分層負責明細表)
A：
- 一層決行：校長、副校長
- 二層決行(一級主管)：各學院院長、行政主管
- 三層決行(二級主管)：系主任、所長、組長、中心主任
Q7：併辦公文作業
一、併辦時，找不到要設定的公文？
A：必須相同簽核類型公文才可，公文尚在承辦人員「待處理公文」辦理中才能併辦。
二、併案原則
A：
- 指各件公文案情相同、同一案情之正、副本，或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。(文書流程管理作業規範5(20))
- 不同機關之來文，案由相同其答復同者，應併辦一稿，分知各來文機關。(文書處理手冊46)
Q8：無法送歸檔
一、公文系統顯示送歸檔前需完成補簽
A：
- 「承辦待補簽公文」確認待補簽人員。
- 請待補簽人員至「待補簽公文」使用自然人憑證補簽。
二、公文系統顯示尚有案件，不能送歸檔
A：展延單須刪除或完成流程即可送歸檔。
三、公文系統線上已決行公文誤按續辦無法歸檔怎麼辦？
A：
續辦為流程重啟，下方請擇一辦理，即可送歸檔。
- 清稿(線上重新陳核，過去核章紀錄可從版本導覽觀看)。
- 新增簽稿(新增A稿敘明原因，陳核完畢送歸檔)。
- 改紙本送歸檔(線上流程完成，送紙本至文書組歸檔)。
Q9：無法線上陳核
A：保存年限25年(含)以上公文系統會強制改為紙本陳核。
Q10：公佈欄清單之公文傳閱
A：行文方式選擇電子公佈欄並發文給個人、單位、機關的公文，收件人可於公布欄查閱該份公文。轉發單位之公文，由單位登記桌轉發，就在公佈欄清單裡面的內部轉發裡查閱。
Q11：系統操作
A：電子公文系統左下角「說明」可觀看影音檔或線上操作說明。
