歸檔常見問題
Q1：公文歸檔注意事項
A：歸檔作業原則：(機關檔案管理作業手冊7.5.1.1、7.5.1.5、7.5.1.2)
- 歸檔公文以原件為原則，有附件者，每1種以1份為限。
- 承辦單位應將辦畢案件於辦畢後送文書組歸檔。
- 不得使用回收紙列印文件歸檔。
Q2：如何編寫頁碼
A：歸檔案件屬紙本型式者，承辦人員應將同一案件逐件逐頁編碼，其方式如下:(機關檔案管理作業手冊7.5.1.2)
- 按文件產生時間先後順序整理排序，晚者在上，早者在下。
- 先編本文，續編附件，並得於案件首頁註明總頁數。
- 應以鉛筆編寫於每頁下方置中處。惟空白頁面無相關內容者，無須編寫頁碼。
- 附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。
Q3：歸檔案件退回補正之情況
A：歸檔案件有下列情形之一者，應退還承辦單位補正：(機關檔案管理作業手冊7.5.3.1)
- 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
- 案件污損、內容不清楚或無法讀取者。
- 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
- 案件未編列文（編）號或文（編）號有誤者。
- 案件未填註分類號或保存年限者。
- 案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
- 案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
- 樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。
- 案件與歸檔清單之登載不符者。
- 案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。