發文常見問題
Q1：發文案件退回補正之情況
A：
- 對陳判之文稿，應明確批示。同意發文，批示「發」；認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。(文書處理手冊35)
- 非屬校長決行，請批示「代為決行」。
- 漏會、未經秘書室核稿、未核判決行之情形。(文書處理手冊30)
- 承辦單位紙本公文及線上程序請一併送出，避免紙本與線上不同步。若線上送出後，紙本未於1日內送繕發，線上將退回原承辦人。(本校公文流程管理要點四，文書組繕打發文不得逾1日)
Q2：公文速別之使用
A：
- 公文速別係指希望受文機關辦理之速別，最速件公文辦理期限僅為1天，故承辦人請謹慎選用。
- 本機關內文書之陳核、陳判過程中，應以公文夾顏色做為內部傳送速度之區分，最速件用紅色、速件用藍色、普通件用白色、機密件用特製之密件袋。
Q3：用印注意事項
A：附件需用印（如合約書、計畫書、申請書等）處請浮貼標示註明用印種類，以免漏用印。
Q4：附件之標示
A：
- 「隨函寄出」或「隨稿歸檔」請分別註明。避免寄件錯誤，承辦人應將發文函稿、歸檔附件及來文依序一併裝訂，並用鉛筆於頁底置中編寫頁碼，首頁註明總頁數。「隨函寄出附件」請與「歸檔文件」分開裝訂。發文附件如不存檔，承辦人應於函稿文面空白處註明「附件不存檔」。
- 紙本附件應不與公文分離為原則。附件有二種以上，請分別標以附件一、附件二。
- 發文如有檢送附件，應於「附件」欄明確填註附件名稱及份數；或填「如主旨」、「如說明ｏ」，勿填寫「如文」或「隨文」。無附件可免填寫。
- 附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」。
- 附件需另寄者，應在公文附件項下註明「附件另寄」，並應在附件封面書註明發文某字號之附件。
Q5：送件時間
A：緊急公文，以避免延誤時效。當日繕發，最晚送達文書組時間如下：
- 一般送件時間:請於15:45分前送達
- 月底送件時間:請於15:30分前送達
- 密件送件時間:請於15:30分前送達
Q6：郵局快捷時間
A：11:00、16:00(請於快捷班次前半小時將紙本送至文書組，以利公文作業)
Q7：寄件方式
A：
- 紙本公文寄件請選擇遞送方式：紙本掛號、紙本限掛、紙本快捷、紙本掛號回執、紙本限掛回執。
- 紙本自取：請至「文書組」簽收公文。
- 紙本：請至「郵務室」簽收公文。
- 電子交換：請確認受文機關有無電子交換碼，若無交換碼請改紙本寄件。
- 電子佈告欄：公文系統「公布欄清單」副知。
Q8：郵局寄送進度查詢
Q9：學校內部行文
A：
- 學校內單位間必須以書面洽辦公務者，應以書函或便箋行之，或將原文影印分送會簽，不宜再以校函方式發文函轉。
- 對外行文者，以學校名義行之，須掛本校總發文號。非重要公文由單位自行發文者，蓋用單位章戳。
- 函轉校內各單位知照事項（如：法令規章等）宜利用會議紀錄﹑公務性之刊物（如校訊、通訊）或利用公文系統電子佈告欄或行政資訊網公告周知等方式代替行文，以簡化文書作業。
Q10：電子交換碼查詢
A：公文電子交換機關查詢，可利用政府資料開放平台 https://data.gov.tw/dataset/7617 下載CSV檔匯入GOOGLE雲端，搜尋欲發文機關。