Q1：收文
A：
- 公文處理時限規定公文自收文、會核、會簽、辦稿至陳判，其處理期限，除應依限期辦理外，餘由各單位視公文性質分別規定如下：
- 一般公文按「最速件：1 日」、「速件：3 日」、「普通件：6日」之時限辦理。
- 限期公文依來文或依其他規定訂定之期限辦理，其處理期限包含假日計算在內，例如：來文要求「文到10日內見復」，於10月9日收文，依其計算標準，國慶日等假日計算在內，從10日起算，應於19日辦結，其限辦日期為10月19日。若來文要求「文到1個月內見復」，則其限辦日期為11月9日。
Q2：展期單
A：
- 如何申請展期？請至「承辦未結公文」匣申請。
- 為何不能展期？
- 已決行公文即公文流程結束，須續辦才能重啟陳核流程。
- 逾期公文無法使用展期單，請在逾期前辦理展延。
- 展期單啟用後不見了？「承辦未結公文」匣啟用後，請至「待處理公文」匣搜尋。
- 如何刪除展延單？請至「待處理公文」匣刪除。
- 可以第2次展期嗎？可以，承辦人員應於處理時限屆滿前辦理展延，每一案件以展延 2 次為限，展延合計天數不得超過 60 天。如仍無法於展延期限內辦結，應專簽校長同意，於奉准後送總收發辦理。(本校公文流程管理要點7)
Q3：公文傳遞清單
A：
- 找不到公文傳遞清單按鈕？請至「已送未簽收公文」匣處理。
- 公文傳遞清單忘記印怎麼補救？一級核稿秘書可補印。
Q4：如何區分「申請重分」及「申請改分」？
A：「申請重分」是回上一關。「申請改分」需填寫改分申請單敘明理由或改分單位後，經單位主管核准，送回文書組辦理改分。
Q5：內容修改
A：緊急公文，以避免延誤時效。當日繕發，最晚送達文書組時間如下：
- 為何不能修改文字？
- 應於「待處理公文」匣「簽收後」方能修正。
- 已決行公文即流程結束，須續辦才能重啟陳核流程。
- 為何會辦意見文字無法修改？請再次核章加註意見，刪除原章即可。
Q6：流程設定常見問題
A：
- 會辦單位可修改流程嗎？會辦單位不能修改流程，只能新增會辦單位。
- 為何不能退原承辦人？
- 核章後無法退回原承辦人，核章刪除後即可。
- 分會狀態，須完成所有會辦單位或所有會辦單位退原承辦人員，才能回到原承辦人「待處理公文」匣。
- 如何會辦同單位其他承辦人員？於會辦單位欄位設定。
- 為何無法核稿？校長室-秘書才能校稿，秘書室-秘書不能，請設定流程。
- 分層決行(本校分層負責明細表)
- 一層決行：校長、副校長
- 二層決行(一級主管)：各學院院長、行政主管
- 三層決行(二級主管)：系主任、所長、組長、中心主任
Q7：併辦公文作業
A：
- 併辦時，找不到要設定的公文？必須相同簽核類型公文才可，公文尚在承辦人員「待處理公文」辦理中才能併辦。
- 併案原則
- 指各件公文案情相同、同一案情之正、副本，或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。(文書流程管理作業規範5(20))
- 不同機關之來文，案由相同其答復同者，應併辦一稿，分知各來文機關。(文書處理手冊46)
- 紙本：請至「郵務室」簽收公文。
- 電子交換：請確認受文機關有無電子交換碼，若無交換碼請改紙本寄件。
- 電子佈告欄：公文系統「公布欄清單」副知。
Q8：無法送歸檔
A：
- 公文系統顯示送歸檔前需完成補簽
- 「承辦待補簽公文」確認待補簽人員。
- 請待補簽人員至「待補簽公文」使用自然人憑證補簽。
- 公文系統顯示尚有案件，不能送歸檔展延單須刪除或完成流程即可送歸檔。
- 公文系統線上已決行公文誤按續辦無法歸檔怎麼辦？續辦為流程重啟，下方請擇一辦理，即可送歸檔。
- 清稿(線上重新陳核，過去核章紀錄可從版本導覽觀看)。
- 新增簽稿(新增A稿敘明原因，陳核完畢送歸檔)。
- 改紙本送歸檔(線上流程完成，送紙本至文書組歸檔)。
Q9：無法線上陳核
A：保存年限25年(含)以上公文系統會強制改為紙本陳核。
Q10：調整速別或限辦期限
A：
- 更改速別請洽文書組核定，來文之處理速別與公文性質不符者，將由收文單位之主管或指定之授權人員核調整來文處理速別。(文書流程管理作業規範11)
- 更改限辦期限請洽文書組核定，來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。(文書處理手冊71)
Q11：公佈欄清單之公文傳閱
A：行文方式選擇電子公佈欄並發文給個人、單位、機關的公文，收件人可於公布欄查閱該份公文。轉發單位之公文，由單位登記桌轉發，就在公佈欄清單裡面的內部轉發裡查閱。
Q12：系統操作
A：電子公文系統左下角「說明」可觀看影音檔或線上操作說明。
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